Nyheter i intervjubokningen

David Johansson David Johansson | | Produktuppdateringar, Intervju | Dela på:

Vi har fått mycket bra feedback på vår uppskattade intervjubokningsfunktion och det är nu dags för en uppdatering som kommer bli tillgänglig för alla användare inom kort.

Det är inge större förändringar, utan det mesta fungerar precis som förut. Däremot har vi lagt till några nya funktioner och gjort det enklare att hantera sina intervjutider.

Vi kommer gå igenom följande:

  1. Bjuda in en kandidat till intervju
  2. Bjuda in flera kandidater samtidigt
  3. Bjuda in till gruppintervju
  4. Bjuda in flera kandidater samtidigt till enskilda intervjuer
  5. Hantering av intervjutider
  6. Hantering av inbjudningar
  7. Avboka intervju
  8. Skicka en ny intervjutid

1. Bjuda in en kandidat till intervju

Att bjuda in en kandidat till intervju är lika enkelt som förut. Precis som tidigare så börjar du med att gå in på kandidatens ansökan:

Bjuda in en kandidat

Klicka nu på menyn "Åtgärder" i övre högra hörnet och välj "Bjud in till intervju". Du kommer då till inbjudningssidan:

Bjuda in en kandidat

Inbjudningssidan fungerar som förut:
1. Skriv ditt meddelande
2. Lägg till vilka tider du vill erbjuda, eller välj tider du redan lagt till sedan tidigare
3. Skicka!

Du kan precis som förr erbjuda fler än en tid för kandidaten att välja mellan!


2. Bjuda in flera kandidater samtidigt

Att bjuda in flera kandidater fungerar också precis som tidigare. Börja med att gå in på annonsens hanteringssida. Länken till den är nu flyttat till den grå menyraden:

Bjuda in flera kandidater

Väl där klickar du vidare på "Bjud in till intervju":

Bjuda in flera kandidater

Du får nu välja vilka kandidater du vill bjuda in:

Bjuda in flera kandidater

Du kan välja att skicka inbjudan till:
1. en eller flera av dina toppkandidater (kandidater med 4 stjärnor)
2. alla kandidater som har en viss stjärnmarkering
3. alla kandidater i ett visst steg av rekryteringsprocessen

När du gjort ditt val klickar du på "Gå vidare" för att komma till inbjudningssidan:

Bjuda in flera kandidater

Inbjudningssidan fungerar precis likadant om du bjuder in en eller flera kandidater. Du börjar med att:

  1. Skriva ett meddelande som visas i inbjudan.
  2. Lägga till intervjutider.
  3. Välja vilka tider som ska vara valbara för kandidaterna.
  4. Skicka inbjudan!

Happyr uppdaterar nu automatiskt statusen för de inbjudna kandidaterna till "Intervjufas", vilket du kan se i kandidatöversikten:

Bjuda in flera kandidater


3. Bjuda in till gruppintervjuer

Du kan enkelt bjuda in flera kandidater till rekryteringsträffar eller gruppintervjuer genom att ange antal lediga platser för varje intervjutid. Happyr tar då automatiskt hand om att fördela lediga tider till kandidaterna enligt "först till kvarn".

Exempel: Du vill bjuda in 30 kandidater på två gruppintervjuer, du kan bara ta emot 20 kandidater på varje intervju:

  1. Följ stegen för att bjuda in flera kandidater till intervju.
  2. När du kommer till steget "Välj kandidater" så väljer du alla 30 kandidater du vill bjuda in. Om alla kandidaterna är i steg "Granskad" så kryssar du för "Alla markerade som Granskade" och går vidare.
  3. På inbjudningssidan skapar du två dina två intervjutider och i varje tid anger du max antal lediga platser i fältet "Antal kandidater". I detta fall skriver du in 20.
  4. Bjud in alla kandidaterna till de två lediga tiderna.

Nu tar Happyr hand om att boka in kandidaterna genom att:

  • Skicka mail till alla inbjudna kandidater.
  • Kandidaterna klickar på inbjudningslänken i mailet och får välja mellan de lediga tiderna.
  • Om en tid blir fullbokad (20 kandidater har tackat ja till den) så blir den inte längre valbar, och de 10 sista kandidaterna kan då bara välja den tid som fortfarande har lediga platser.

4. Bjuda in flera kandidater samtidigt till enskilda intervjuer

Den här funktionen är användbar när du har hittat dina toppkandidater och nu vill bjuda in dem på enskilda intervjuer. Om du skickar inbjudningar en och en, så är det svårare att i förväg hitta tider som passar varje kandidat. Du löser det genom att låta kandidaterna välja mellan flera olika tider så de kan ta den som passar dem bäst. Precis som när man bjuder in till gruppintervjuer, så sköts tilldelningen av tider enligt "först till kvarn" så att du inte riskerar att dubbelboka kandidater.

Exempel: Du vill bjuda in 5 kandidater på enskilda intervjuer. Du vet inte vilken tid som passar vilken kandidat och vill slippa ringa runt för att hitta rätt tider. Gör så här:

  1. Följ precis som tidigare stegen för att bjuda in flera kandidater till intervju.
  2. När du kommer till steget "Välj kandidater" så väljer du de 5 kandidaterna du vill bjuda in.
  3. På inbjudningssidan lägger du till de tillgängliga tider du avsatt för intervjuer. Sätt antal kandidater i varje intervjutid till 1 för enskilda intervjuer.
  4. Skapa gärna fler tider än antalet kandidater. T.ex. så kan du lägga till 7 tider för dina 5 kandidater. Då ökar chansen att alla kandidaterna hittar en tid som passar dem.
  5. Skicka inbjudningarna!

Nu tar Happyr hand om att boka in kandidaterna genom att:

  • Skicka mail till alla inbjudna kandidater.
  • Kandidaterna klickar på inbjudningslänken i mailet och får välja mellan de lediga tiderna.
  • Om en tid blir bokad så blir den inte längre valbar.

5. Hantering av intervjutider

Du ser alla dina skapade intervjutider under Intervjubokningar > Tider:

Hantering av intervjutider

Här kan du se vilka tider du har lagt in, hur många lediga platser de har och hur många inbjudningar tiden används till.

Nyheter i vår senaste uppdatering är att du nu kan:

Ändra intervjutider

Du kan ändra alla fält i både bokade och obokade intervjutider. Ändrar du en obokad tid så uppdateras den direkt. Om du redan skickat ut inbjudningar med den tiden till kandidater så kommer de se den nya tiden när de bokar.

Observera att om du ändrar i en bokad tid, så skickas ingen uppdatering till kandidaten. Ändra bara en bokad tid om du redan kommit överens om ändringen med kandidaten på annat sätt.

Ta bort obokade tider

En obokad tid kan enkelt tas bort genom att du i redigeringsläget klickar på länken "Ta bort intervjutid":

Hantering av inbjudningar

I exemplet i bilden ovan så har tiden skickats till två kandidater, men då båda kandidaterna avböjt tiden är den fortfarande obokad - och går därmed att ta bort.


6. Hantering av inbjudningar

Du hanterar dina skickade inbjudningar under Intervjubokningar > Inbjudningar:

Hantering av inbjudningar

Här visas en översikt över alla dina skickade inbjudningar där du kan se:

  • vem du skickat till
  • när inbjudan skickades
  • status (se närmare beskrivning nedan)
  • svar (se närmare beskrivning nedan)

En inbjudan kan ha något av följande svar:

  • Väntar på svar Inbjudan är skickad, men inte besvarad.
  • Bekräftad Kandidaten har accepterat inbjudan och valt en intervjutid.
  • Åtgärd krävs Kandidaten har angett att det inte fanns några tider som passar.
  • Saknar tider Det här är inbjudningar där kandidaten inte har några tider att välja bland. Det kan t.ex. inträffa om du bjudit in fler kandidater än du haft lediga tider eller platser.
  • Tackat nej Inbjudningar där kandidaten angett att den inte längre är intresserad hamnar här.

Kan jag vara säker på att kandidaten fått inbjudan?

Ibland kan det hända att kandidater hör av sig och säger att de inte fått sin inbjudan. Du kan enkelt se om det stämmer genom att läsa av kolumnen "Status".

Om det står "Skickat" så har inbjudan skickats via mail och accepterats av mottagarens epost-server. Det innebär att kandidaten inte öppnat mailet. Det kan också stå "Mailet öppnat" eller "Klickat på länk" - det innebär att kandidaten antingen har öppnat mailet eller till och med klickat på länken.

Om det står "Ej skickat" så kunde mailet inte skickas av någon anledning. Kontakta oss på support@happyr.com så hjälper vi till att lösa det.

Om mailadressen inte fungerar så visar vi statusen "Kunde inte levereras". Du kan då välja att kontakta kandidaten via telefon och be dem rätta till sin mailadress.


7. Avboka intervju

En nyhet är att du kan avboka en intervju:

Avboka intervju

Du gör det genom att klicka på kandidatens namn i listan över inbjudningar och klicka på "Avboka kandidat". Viktigt att tänka på då är att:

  • Happyr skickar ingen bekräftelse på avbokningen till kandidaten. Du behöver alltså ha kommit överens med kandidaten om att ni avbokar tiden innan du avbokar den här.
  • Efter att du avbokat en tid så ligger inbjudningen kvar och du kan erbjuda en ny tid till kandidaten. Se instruktion om hur du gör detta nedan.

8. Skicka en ny intervjutid

Ibland får man förhinder och måste boka om en intervjutid (se ovan). Det kan också vara så att kandidaten inte kan någon av de tiderna du föreslagit. Du kan då välja att erbjuda kandidaten en ny intervjutid. För att erbjuda fler tider klickar du först på kandidatens namn i intervjulistan:

Avboka intervju

I bilden ovan har vi en kandidat som inte kunnat komma på någon av de erbjudna tiderna:

  1. Kandidaten svarat med att föreslå en tid som passar. Om tiden inte passar dig så kan du kontakta kandidaten via telefon eller epost och komma överens om en ny tid.
  2. Klicka på "Erbjud fler tider" för att komma till inbjudningssidan.
  3. Om du inte kan eller vill erbjuda några tider för denna inbjudan, så kan du klicka på "Markera som åtgärdad" för att arkivera inbjudningen. Tänk på att Happyr inte skickar någon bekräftelse till kandidaten om detta.

Har du fler frågor?

Om det dyker upp andra frågor kring intervjubokningen så kontakta oss på support@happyr.com så hjälper vi dig!

David Johansson

David Johansson

Stockholm, Sweden
Dela på