Tre tips att för ta kontroll över rekryteringen i små och medelstora företag

David Johansson David Johansson | | Blogg, Rekryteringstips | Dela på:

Oavsett om man ersätter personal som slutar eller behöver hitta nya fantastiska medarbetare för att växa, så är rekrytering en naturlig och oundviklig del av att driva en verksamhet. Men rekryteringen är också en rejäl utmaning. Särskilt när man är ett mindre företag som inte har möjlighet att verkligen investera i sin rekrytering.

I teorin är det enkelt att matcha företagets - och kandidaternas - styrkor, svagheter, behov och förväntningar. I verkligheten blir det oftast ett trist slit med att jaga ansökningar, läsa CV och försöka lista ut om kandidaten du har på intervju bara snackar eller verkligen är intresserad av jobbet. Det finns bättre och sämre sätt att utföra de olika momenten i rekryteringsprocessen. Men att rekrytera rätt handlar inte om detaljerna i de olika momenten - utan hur du strukturerar, planerar och leder rekryteringsarbetet utifrån det egna företagets förmåga och förutsättningar.

Det är lätt att tro att det är svårt att göra - men det är det inte! Därför har vi satt upp tre enkla steg du kan följa för att få till en rekryteringsprocess som fungerar optimalt för ditt företag.

Tre tips att för ta kontroll över rekryteringen i små och medelstora företag

1) Skapa en process utifrån dina förutsättningar

Vilka resurser har du i ditt företag för att rekrytera? Vem ansvarar för planering, genomförande och rekryteringsbeslut? Det går något förenklat att dela in förutsättningarna i tre kategorier:

Det är lugnt, säg bara vad du behöver - HR-avdelningen tar hand om allt

Vanligast i riktigt stora företag. Cheferna har inget rekryteringsansvar utan HR levererar in nya medarbetare.

Behöver du hjälp? HR-avdelningen stöttar dig med det du behöver

En populär lösning där cheferna ofta har ansvar att planera och genomföra rekryteringsarbetet, men där HR finns som stöd för att hantera annonsering, genomföra intervjuer och tester, eller på annat sätt bistå cheferna att hitta rätt medarbetare.

Vadå HR-avdelning? Det är ditt ansvar att rekrytera

SME-företag står för 80% av alla rekryteringar på arbetsmarknaden, men där är det också vanligast att cheferna sköter rekryteringen helt på egen hand. Ofta har de inte relevant utbildning för uppgiften, och inte heller tillräckligt med tid eller resurser att göra det på ett strukturerat och professionellt sätt. Det är i denna kategori som man genom en tydlig arbetsordning och rätt hjälpmedel kan skapa störst förbättring.

En god start är att skapa en struktur för de olika momenten i rekryteringsprocessen och vem som är ansvarig för dem:

A) Ansvarsfördelning

Vilka medarbetare ska få säga sitt innan beslut tas? Vem kommer vara den nya medarbetarens chef? Vem är ansvarig för att planera och genomföra rekryteringen? Sätt upp en ansvarsfördelning som är tydlig för alla i företaget.

B) Behovsanalys

Varför vill vi rekrytera? Vilka luckor har vi i personalstyrkan? Kan vi omfördela ansvar och arbetsuppgifter internt? Förstå vem det är ni letar efter och ta därefter fram en kravprofil utifrån följande fyra områden:

  • begåvning och färdigheter
  • personliga egenskaper
  • motivation och drivkrafter
  • utbildning och erfarenheter

För en behovsanalys för varje typ av roll ni rekryterar till. Återanvänd den när ni kan och följ upp den och gör ändringar vid behov.

C) Annonsering

I de allra flesta fall är det en god idé att ta fram en jobbannons. En fördjupning i att skriva en bra jobbannons finns att läsa här men de tre viktigaste punkterna är:

  • Fånga uppmärksamhet och skapa intresse
  • Kravprofilen hjälper dig bli tydlig och kortfattad
  • Lyft fram vad som gör din arbetsplats speciell

D) Bedömning

För att kunna bedöma både ansökningar och intervjuer behöver rekryteringsansvarig veta vad man letar efter. Välj de bedömningsmoment som passar företagets resurser, men kom ihåg att alltid utgå från kravprofilen när bedömningarna görs:

  • arbetsprover
  • referenser
  • intervjuer
  • tester

Läs gärna mer om att välja ut rätt kandidater till intervju och hur du genomför intervjuer på rätt sätt.

E) Beslut

Det ska vara tydligt för er vem som tar beslut om rekrytering innan rekryteringen startar. När ni väl är igång så behöver ni hålla tempot uppe och då finns det inte utrymme att vara otydlig kring vem som kan ta vilka beslut. Dessutom ökar risken att lovande kandidater hinner få ett annat erbjudande eller att de får en negativ upplevelse vilket påverkar företaget på längre sikt. Läs gärna mer om vikten av att skapa en positiv kandidatupplevelse.

  • Se till att det är tydligt för alla vem som är ansvarig för att ta beslut.
  • Håll er till bedömningskriterierna när beslut tas - varje beslut ska kunna motiveras utifrån dem.
  • Kommunicera tydligt besluten till de personer som är involverade i rekryteringsarbetet.
  • Är en kandidat inte längre aktuell? Ge svar så snart ni vet.

Innan vi går vidare och tittar på hur ett bra tekniskt stöd och hjälpmedel bör fungera så finns det en riktigt viktig sak vi behöver titta närmare på, nämligen det som kallas confirmation bias.

Confirmation bias är ett helt normalt mänskligt beteende som går ut på att vi omedvetet lägger vikt vid information som bekräftar våra egna uppfattningar. Det är också ett beteende som direkt motarbetar oss i rekryteringsarbetet. Även om du inte känner till begreppet confirmation bias sedan tidigare så är du säkert bekant med ett mer vardagligt uttryck för samma sak: magkänsla.

Oavsett vad vi kallar det är forskningen tydlig: magkänslan är en riktigt dålig rekryteringsmetod. Den får oss att gå i gamla fotspår, genom att bekräfta våra egna tankemönster bedömer vi ansökningar och kandidater utifrån våra stereotyper och fördomar. Den får oss att känna trygghet när vi håller oss till det vi är vana vid, och tvivel när vi utmanar oss själva. Beslut tagna med magkänslan motiveras ofta med "det är ju så det är", eller "men det är vår erfarenhet att det är så".

Ofta så är dessa "sanningar" långt ifrån sanna och det är här forskning visat att vi genom att ersätta magkänsla med vetenskapligt bevisade metoder förbättrar rekryteringsresultaten. Vägen till bättre rekryteringar börjar med att våga utmana gamla sanningar. Det är lite läskigt men vi vet att det är värt det. Världen förändras framför våra ögon och att bara göra som förut är inte ett alternativ.

2) Välj rätt hjälpmedel

I en organisation utan hjälpmedel blir magkänslan det enda beslutsunderlaget. Därför ska ett bra hjälpmedel inte bara vara ett administrativt stöd - utan också kunna ersätta trygghetskänslan magkänslan ger. För beslutsprocessen spelar det egentligen ingen roll om hjälpmedlet kommer i form av en webbtjänst eller om det är en metod som går att följa med papper och penna. Men ett modernt webbaserat system sparar mycket tid och gör det betydligt enklare att kvalitetssäkra både rekryteringsprocess och företagets varumärke.

Här är de de viktigaste kriterierna när du väljer hjälpmedel:

A) Minimera möjligheten att ta snabba beslut på magkänsla

Generellt kan man säga att man ska undvika verktyg som fokuserar på kandidaternas yttre attribut, så som ålder, kön, utseende eller ursprung. Om du börjar med att titta på en bild eller video så kommer hjärnan på några sekunder ha bildat sig bestående intryck och bedömningar som blir mycket svåra att bryta i efterhand. Bäst resultat får man med ett system som anonymiserar ansökningarna inför den första granskningen.

B) Gör det enkelt att bedöma kompetens

Att läsa CV är både tråkigt och ineffektivt. Istället för att slösa tid och kraft på det - använd dig av tydliga minimikrav på rollen. Genom att bestämma dig kraven i förväg blir det mycket enklare att snabbt gallra bort de kandidater som inte uppfyller dem. De flesta moderna rekryteringstjänster har stöd för såna frågor som kandidaterna kan fylla i direkt när de söker.

C) Använd rekryteringstester

Rekryteringstester har använts i snart hundra år. Bland annat var svenska flygvapnet en av de första organisationerna som använde personlighetstester för att identifiera vilka aspiranter som hade lägre sannolikhet att krascha. Det har idag växt till en miljardindustri, men många olika typer av tester. Det viktigaste är att välja ett test som:

  • bygger på vetenskapliga modeller och är oberoende granskat
  • är framtaget just för rekrytering. DISC-tester eller Myers-Briggs är direkt olämpliga för rekrytering, läs gärna denna artikel i Psykologtidningen.
  • ger jämförbara resultat som inte behöver tolkas av rekryteraren
  • används tidigt i rekryteringsprocessen

D) Mobilanpassat

Fler än 30% av alla kandidater söker jobb via mobilen idag. Om du väljer att använda en digital rekryteringstjänst - se till att den fungerar lika bra i mobilen som på datorn.

E) Behandla alla kandidater lika

Vad du än gör - se till att varje kandidat kan bedömas på samma kriterier. Låt alla kandidater söka jobbet på samma sätt och ställ samma frågor till alla på intervjuerna. En bra sak är att använda en intervjumall som du följer i varje intervju. Du kan även använda dig av scorecards som du använder för att betygsätta kandidatens kompetens efter fördefinierade krav. Genom att sedan räkna ihop poängen får du ett tydlig och jämförbart resultat samtidigt som du slipper försöka komma ihop dina intryck i efterhand.

3) Följ upp resultaten

Se rekryteringen som en ständigt lärande process i företaget. Följ upp dina rekryteringar och stäm av om de motsvarade förväntningarna och kartlägg vad som fungerat och vad som inte fungerat så att du kan lära till nästa gång. Se till att dokumentera detta löpande, gärna genom dialog med både rekryterande chef och medarbetare.

Glöm inte heller bort att följa upp och stötta de rekryterande cheferna. Det är lätt att falla tillbaka i gamla vanor, särskilt om arbetsbelastningen är hög. Har ni bestämt att jobba på ett visst sätt så är det viktigt att alla följer samma rutiner. Det är avgörande för att organisationen ska kunna utvecklas över tid.

Använd medarbetarundersökningar, rekryteringsuppföljningar och avslutsintervjuer för att förstå hur du kan fortsätta att förbättra dina kravprofiler och din rekryteringsprocess.

TL;DR Våga utmana gamla sanningar och hitta en balans mellan rätt hjälpmedel och organisationens förmågor och resurser. Tänk på att:

  1. Magkänslan är en bevisat dålig rekryteringsmetod.
  2. Förstå dina förutsättningar och begränsningar - välj hjälpmedel därefter.
  3. Följ och och förbättra regelbundet. Rekryteringsarbetet slutar inte bara för att anställningsavtalet är påskrivet.
David Johansson

David Johansson

Stockholm, Sweden
Dela på